Managementassistent Toeslagen

  • Administratief/ secretarieel
  • Mbo
  • Utrecht
  • 32 - 36 uur
  • € 2.734,- / € 3.529,- bruto p.m.
Solliciteer directReageer t/m 27 mei 2024

Het visitekaartje en dé vraagbaak voor vragen aan de directieleden van Dienst Toeslagen. Dat ben jij als managementassistent voor Dienst Toeslagen in Utrecht. In deze afwisselende functie houd jij de agenda’s en mailboxen van enkele afdelingshoofden onder controle zodat zij kunnen focussen op hun belangrijke missie: vitale voorzieningen voor iedereen betaalbaar maken.

Dit doe je bij Dienst Toeslagen

Vaak ben je het eerste aanspreekpunt voor in- en externe partijen. Je voert zelfstandig heel uiteenlopende, vooral uitvoerende en praktische werkzaamheden uit en je houdt je bezig met het agendabeheer en de prioritering en afhandeling van het post- en e-mailverkeer van enkele afdelingshoofden van Toeslagen. Ook maak je afspraken waarbij veel stakeholders betrokken zijn. Je bent voorbereid op dagelijkse veranderingen in de agenda’s en zorgt dat deze zo optimaal mogelijk is ingepland. Problemen die zich voordoen los je zo veel mogelijk op eigen initiatief op.
Je voert een aantal administratieve werkzaamheden uit zoals het maken van de vakantieplanning(en), inventarisaties voor huisvesting en autorisaties. Je bereidt vergaderingen en bijeenkomsten voor en zorgt dat dan alles is geregeld: van lunch tot parkeerplaats. En op verzoek notuleer je bij vergaderingen. Daarnaast voer je soms overstijgende taken uit en vervang je waar nodig de managementassistent op hoger niveau. Er is sprake van hybride werken waardoor je deels thuis en deels op kantoor werkt.

Een bijzondere baan, omdat...

  • Je samen met je collega’s bijdraagt aan het betaalbaar maken van vitale voorzieningen voor iedereen.
  • Je bij Toeslagen werkt in een dynamische omgeving waar veel gebeurt, waaronder het met hart en ziel werken aan herstel van de kinderopvangtoeslagen.
  • Je instapt op het juiste moment: de komende jaren maakt toeslagen een sterke ontwikkeling door waarbij we de best mogelijke dienstverlening voor burgers willen realiseren.
  • Geen dag hetzelfde is.
  • Jouw frisse kijk op zaken en positieve instelling heel erg gewaardeerd worden.

Wanneer past deze baan bij je?

  • Je hebt mbo-werk- en -denkniveau, bij voorkeur in een secretariële of administratieve richting.
  • Je hebt minimaal twee jaar recente werkervaring als secretaresse, of managementassistent.
  • Je hebt kennis van kantoorautomatisering, Microsoft Office en HCL Notes.
  • Je spreekt en schrijft uitstekend Nederlands.

Jouw competenties

  • Organisatiesensitiviteit
  • Plannen en organiseren
  • Voortgangscontrole
  • Flexibiliteit
  • Klantgerichtheid

De afdeling - Directie Toeslagen

De organisatie - Dienst Toeslagen

Bijzonderheden

“Ik maak het onmogelijke mogelijk. Oftewel, ik zoek altijd de oplossing of zorg daarvoor. Ik ben een organiserende duizendpoot die schakelt tussen de medewerker en de manager”.

Dit krijg je van ons

Jij gaat ervoor, elke werkdag weer, voor je plezier én voor de volgende arbeidsvoorwaarden:

  • Een passend salaris

  • 208 verlofuren

  • Opleidingsmogelijkheden

  • Persoonlijk keuzebudget

Het sollicitatieproces

Het sollicitatietraject bij Dienst Toeslagen loopt via onderstaande stappen. Hiermee willen we zo veel mogelijk te weten komen over jou, en je kennis laten maken met ons.

Sollicitatie + selectie

Solliciteren is mogelijk tot aan de deadline die in de vacaturetekst genoemd wordt. We beoordelen je cv en motivatiebrief op de genoemde functie-eisen.

Voorselectietest

Voor sommige functies is een online voorselectietest onderdeel van de procedure. In dat geval ontvang je per e-mail meer informatie over de procedure en de uiterlijke inlevertermijn. Het maken van de test duurt ongeveer 120 minuten. De test kan in de meeste gevallen thuis worden gemaakt.

Sollicitatiegesprek

We nodigen je per telefoon of e-mail uit voor een sollicitatiegesprek, waarin een selectiecommissie je beoordeelt op de competenties van de functie aan de hand van een competentiegericht gesprek.

Assessment

Een assessment kan deel uitmaken van de procedure. In dat geval word je hier telefonisch of per e-mail voor uitgenodigd.

Arbeidsvoorwaarden

We nodigen je uit voor een arbeidsvoorwaardengesprek. Na een positieve afronding, treffen we samen de verdere voorbereidingen op jouw eerste werkdag! Wil je alvast meer weten over onze arbeidsvoorwaarden? Op het portaal voor rijksambtenaren, P-direkt, vind je informatie over onderwerpen zoals financiën, vrije dagen, loopbaanontwikkeling, rechten en regels en nog veel meer. 

Werken bij Administratief/ secretarieel

Altijd dienstverlenend, zichtbaar en bereikbaar voor onze collega’s en klanten.

Heb je een vraag? Stel hem gerust!

Meer over de sollicitatieprocedure?

Siham Jaadar

Meer over de vacature?

Femke Teulings

Niet gevonden wat je zocht?