Chief Records Officer
Als Chief Records Officer zorg jij dat overheidsinformatie goed wordt gearchiveerd en toegankelijk blijft in de digitale (en fysieke) omgeving. Je ontwikkelt en bewaakt beleid voor records management en vertaalt rijksbreed en departementaal beleid naar de praktijk. Continu werk je aan betere digitale toegankelijkheid van overheidsinformatie. Reken op verdieping, samenwerking met vakgenoten en volop ruimte voor persoonlijke ontwikkeling, met flexibele werktijden en locatie.
Dit doe je bij Dienst Toeslagen
De Chief Records Officer (CRO) heeft kennis van en ervaring met informatiehuishouding en records management bij de overheid en ondersteunt de Chief Information Officer (CIO) in diens interne en externe rol. Daarnaast ondersteun je de organisatie bij het implementeren van een meerjarenperspectief waarmee wet- en regelgeving wordt geborgd ten behoeve van een correcte informatiehuishouding voor Dienst Toeslagen. De CRO borgt dat processen voor documentbeheer, archivering en gegevensbescherming voldoen aan interne richtlijnen en externe wet- en regelgeving en zorgt ervoor dat het recordmanagementsysteem effectief bijdraagt aan risicobeheersing en voldoet aan compliance binnen de organisatie.
Vanuit jouw, vooral kaderstellende, functie en regisserende rol heb je specifiek te maken met de (in)richting en uitvoering van het vakgebied informatiehuishouding bij Dienst Toeslagen. In de rol van CRO zorg je dat Dienst Toeslagen rekening houdt met de voorwaarden en oplossingen voor goed informatiebeheer, inclusief aansluiting op de voorzieningen van het archiefbeherende onderdelen. Je kent de (on)mogelijkheden voor het verantwoord opslaan en archiveren van fysieke en digitale producten, bent verantwoordelijk voor de opzet en werking van het kwaliteitszorgsysteem dienstbreed en stelt in overleg met de adviseurs informatiehuishouding en het management van de afzonderlijke directies het meerjarenplan openbaarmaking en informatiehuishouding op. Vervolgens implementeer je het meerjarenplan binnen Dienst Toeslagen en zorg je voor controle op naleving. Je adviseert de archiefbeheerder over de afspraken met de archiefbeherende afdeling over de opslag, de archivering en het terugvinden van overheidsinformatie. Hierbij houd je rekening met de beschikbare informatiesystemen. Je toetst de informatiebeheerplannen van de directies aan de gestelde kaders.
Als CRO handel je binnen het mandaat zoals dat is verstrekt door de CIO en adviseer je ook ongevraagd over informatiehuishouding. Je vraagt informatie op bij andere ‘chiefs’, zoals de CISO, CPO, CIO en het verantwoordelijk management van de organisatie(-onderdelen) om inzicht te verkrijgen in de stand van zaken met betrekking tot naleving van wet- en regelgeving en beleid binnen de informatiehuishouding. Je dient – in de volgende gevallen – de CIO adequaat te adviseren om te escaleren naar de departementale CIO, (plaatsvervangend) secretaris-generaal, staatssecretaris of minister in het geval van, mogelijk, ernstig nalaten van de naleving van wetgeving, met als doel de inbreuk weg te nemen en schade te beperken.
Een bijzondere baan, omdat...
• je volop kansen krijgt om samen met vakinhoudelijke collega’s van de afzonderlijke directies mee te bouwen aan een goed functionerende organisatie, want die begint bij volledige, betrouwbare en transparante informatie.
• je aan de slag gaat met actuele uitdagingen in een zich nog sterk ontwikkelende organisatie met een grote maatschappelijke verantwoordelijkheid, waardoor je jezelf kunt verdiepen in het vakgebied.
• je deel uitmaakt van een netwerk van (senior) adviseurs informatiehuishouding binnen de Dienst Toeslagen, de andere onderdelen van het ministerie van Financiën en intensief samenwerkt met de archiefbeheerders en archiefvormers.
• je onderdeel uitmaakt van Bureau CIO (met onder andere CISO, CPO en CPO en bestuursadviseurs) van de directie Informatiestromen en Digitale Ontwikkeling.
• je hybride kunt werken en veel mogelijkheden krijgt om je werktijden flexibel in te delen.
Wanneer past deze baan bij je?
- Je hebt een wo-werk- en -denkniveau.
- Je neemt de regie, kijkt vooruit, anticipeert en beschikt over inlevingsvermogen.
- Je hebt ervaring met het schrijven van meerjaren- en verbeterplannen.
- Je hebt kennis van en ervaring met het inrichten en implementeren van informatiesystemen, bijvoorbeeld een DMS/RMA, M365 en CSP.
- Je hebt affiniteit met duurzame toegankelijkheid, selectielijsten, bewaren en vernietigen, openbaarmaking, documentmanagement en archiefbeheer.
- Je hebt kennis van wet- en regelgeving rondom archivering en document- en informatiehuishouding, zoals de Archiefwet, de Wet open overheid en de Algemene verordening gegevensbescherming. Het is een pré als je de opleiding Archiefwetenschappen hebt gedaan.
- Je kunt processen overzien en de digitale overheidsinformatie die daarin verwerkt wordt. Op basis daarvan kun je de vertaalslag maken naar de inrichting van de informatiehuishouding van Dienst Toeslagen, zodat aangesloten kan worden op generieke voorzieningen voor document- en archiefbeheer. Ook ben je in staat de voorbereiding hiervoor te realiseren.
- Je hebt uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden.
Jouw competenties
- Analyseren
- Overtuigingskracht
- Organisatiesensitiviteit
- Plannen en organiseren
- Netwerken
De afdeling - Directie Informatiestromen en Digitale Ontwikkelingen
De organisatie - Dienst Toeslagen
Bijzonderheden
Dit krijg je van ons
Jij gaat ervoor, elke werkdag weer, voor je plezier én voor de volgende arbeidsvoorwaarden:
- Een passend salaris
- 208 verlofuren
- Opleidingsmogelijkheden
- Persoonlijk keuzebudget
Het sollicitatieproces
Het sollicitatietraject bij Dienst Toeslagen loopt via onderstaande stappen. Hiermee willen we zo veel mogelijk te weten komen over jou, en je kennis laten maken met ons.
Sollicitatie + selectie
Solliciteren is mogelijk tot aan de deadline die in de vacaturetekst genoemd wordt. We beoordelen je cv en motivatiebrief op de genoemde functie-eisen.
Voorselectietest
Voor sommige functies is een online voorselectietest onderdeel van de procedure. In dat geval ontvang je per e-mail meer informatie over de procedure en de uiterlijke inlevertermijn. Het maken van de test duurt ongeveer 120 minuten. De test kan in de meeste gevallen thuis worden gemaakt.
Sollicitatiegesprek
We nodigen je per telefoon of e-mail uit voor een sollicitatiegesprek, waarin een selectiecommissie je beoordeelt op de competenties van de functie aan de hand van een competentiegericht gesprek.
Assessment
Een assessment kan deel uitmaken van de procedure. In dat geval word je hier telefonisch of per e-mail voor uitgenodigd.
Arbeidsvoorwaarden
We nodigen je uit voor een arbeidsvoorwaardengesprek. Na een positieve afronding, treffen we samen de verdere voorbereidingen op jouw eerste werkdag! Wil je alvast meer weten over onze arbeidsvoorwaarden? Op het portaal voor rijksambtenaren, P-direkt, vind je informatie over onderwerpen zoals financiën, vrije dagen, loopbaanontwikkeling, rechten en regels en nog veel meer.
Werken bij Data en analyse
