Managementassistent
Ben jij degene die altijd drie stappen vooruitdenkt?
Binnen onze directie gebeurt veel. Snel. Tegelijk. En vaak onder een bestuurlijk vergrootglas. Daarom zoeken wij een managementassistent voor 32 tot 36 uur per week die niet alleen ondersteunt, maar vooral organiseert, verbindt, signaleert en anticipeert. Iemand die overzicht creëert in een omgeving waar veel belangen samenkomen en waar de agenda van morgen vandaag al verandert.Je werkt vanuit Utrecht. Af en toe ben je voor overleggen of bijeenkomsten ook in Den Haag te vinden.
Jij zorgt ervoor dat managers zich kunnen richten op de inhoud. Niet omdat je alleen problemen oplost als ze ontstaan, maar omdat je ze vaak al ziet aankomen.
Dit doe je bij Dienst Toeslagen
Als managementassistent sta je midden in het hart van de directie van Dienst Toeslagen. Je ondersteunt de plaatsvervangend directeur-generaal en de programmadirecteur Digitale Diensten in een omgeving waar bestuurlijke, politieke en maatschappelijke belangen samenkomen. Juist daardoor is geen dag hetzelfde.
Jij brengt overzicht in een dynamische omgeving. Je houdt complexe agenda's in beweging, bewaakt prioriteiten en zorgt dat besluitvormingsprocessen soepel verlopen. Als centraal aanspreekpunt verbind je management, collega's en externe relaties. Je weet wie je wanneer moet betrekken, houdt overzicht over acties en deadlines en zorgt ervoor dat informatie op het juiste moment bij de juiste persoon terechtkomt.
Terwijl je de dagelijkse gang van zaken organiseert, houd je ook oog voor het grotere geheel. Je bereidt directieberaden en andere belangrijke overleggen voor, verzamelt en verwerkt managementinformatie en zorgt dat bestuurlijke stukken op orde zijn. Zie je een risico, knelpunt of kans? Dan wacht je niet af, maar trek je aan de bel en denk je mee over oplossingen.
Daarnaast ben je voor de directie een vertrouwd aanspreekpunt voor uiteenlopende vraagstukken, van HR-zaken tot projectadministratie. Je stemt werkzaamheden af met collega's binnen en buiten de directie, zorgt dat processen soepel verlopen en zoekt continu naar slimme manieren om de samenwerking verder te verbeteren.
Kortom: jij bent degene die rust, structuur en overzicht brengt in een omgeving waar veel tegelijk gebeurt.
Een bijzondere baan, omdat...
- je direct samenwerkt met de ambtelijke leiding en het management.
- je veel ruimte en verantwoordelijkheid krijgt om zelfstandig beslissingen te nemen en werkzaamheden te organiseren.
- je werkt op een plek waar beleid, uitvoering en maatschappelijke opgaven samenkomen.
- je in een omgeving werkt waar geen dag hetzelfde is.
- je niet alleen ondersteuner, maar ook organisator, verbinder en sparringpartner bent.
- je zichtbaar bijdraagt aan het goed functioneren van de directie.
Wanneer past deze baan bij je?
- Je hebt minimaal mbo-4 werk- en -denkniveau.
- Je hebt minimaal 5 jaar ervaring met het ondersteunen van managers of directieleden in een complexe organisatie, bij voorkeur binnen de (semi)overheid.
- Je houdt overzicht, onderscheidt hoofd- en bijzaken en stelt de juiste prioriteiten.
- Je herkent bestuurlijke en organisatorische belangen en handelt daar passend naar.
- Je signaleert knelpunten en kansen, neemt initiatief en onderneemt actie wanneer de situatie daarom vraagt.
- Je bent communicatief vaardig en brengt informatie helder over, zowel mondeling als schriftelijk.
Jouw competenties
- flexibiliteit
- organisatiesensitiviteit
- plannen en organiseren
- samenwerken
- voortgangscontrole
De afdeling - Programmadirectie Business Ontwikkeling
De organisatie - Dienst Toeslagen
Bijzonderheden
Dit krijg je van ons
Jij gaat ervoor, elke werkdag weer, voor je plezier én voor de volgende arbeidsvoorwaarden:
- Een passend salaris
- 208 verlofuren
- Opleidingsmogelijkheden
- Persoonlijk keuzebudget
Het sollicitatieproces
Het sollicitatietraject bij Dienst Toeslagen loopt via onderstaande stappen. Hiermee willen we zo veel mogelijk te weten komen over jou, en je kennis laten maken met ons.
Sollicitatie + selectie
Solliciteren is mogelijk tot aan de deadline die in de vacaturetekst genoemd wordt. We beoordelen je cv en motivatiebrief op de genoemde functie-eisen.
Voorselectietest
Voor sommige functies is een online voorselectietest onderdeel van de procedure. In dat geval ontvang je per e-mail meer informatie over de procedure en de uiterlijke inlevertermijn. Het maken van de test duurt ongeveer 120 minuten. De test kan in de meeste gevallen thuis worden gemaakt.
Sollicitatiegesprek
We nodigen je per telefoon of e-mail uit voor een sollicitatiegesprek, waarin een selectiecommissie je beoordeelt op de competenties van de functie aan de hand van een competentiegericht gesprek.
Assessment
Een assessment kan deel uitmaken van de procedure. In dat geval word je hier telefonisch of per e-mail voor uitgenodigd.
Arbeidsvoorwaarden
We nodigen je uit voor een arbeidsvoorwaardengesprek. Na een positieve afronding, treffen we samen de verdere voorbereidingen op jouw eerste werkdag! Wil je alvast meer weten over onze arbeidsvoorwaarden? Op het portaal voor rijksambtenaren, P-direkt, vind je informatie over onderwerpen zoals financiën, vrije dagen, loopbaanontwikkeling, rechten en regels en nog veel meer.
