Managementondersteuner

Personeel en organisatie
Mbo
Utrecht
32 - 36 uur
€ 3.016,- / € 3.879,- bruto p.m.

Solliciteer directReageer t/m 28 januari 2025

Ben jij die managementondersteuner die ervoor zorgt dat alles op rolletjes loopt? Houd je van plannen en organiseren? Werk je graag in een dynamische omgeving? Dan zoeken we jou!
De directie Mensen, Middelen & Communicatie (MMC) van Dienst Toeslagen is volop in ontwikkeling. Hierdoor is de behoefte aan managementondersteuning toegenomen. Als managementondersteuner zorg je ervoor dat de teamleiders zich kunnen focussen op hun werk en draag jij bij aan onze belangrijke missie: vitale voorzieningen voor iedereen betaalbaar maken.

Dit doe je bij Dienst Toeslagen

Je gaat aan de slag als managementondersteuner binnen het cluster Directie- en Projectondersteuning dat onderdeel uitmaalt van de afdeling Mensen, Middelen en Communicatie en ondersteunt meerdere teamleiders. Je zorgt voor het beheer van de agenda’s en organiseert bijeenkomsten. Je bent voorbereid op dagelijkse veranderingen in de agenda’s en zorgt dat deze zo optimaal mogelijk zijn ingepland. Problemen die zich voordoen los je zo veel mogelijk op eigen initiatief op. Je bereidt bijeenkomsten tot in de puntjes voor; van eenvoudige vergaderingen tot complexere bijeenkomsten over meerdere dagen en op meerdere locaties, zoals een organisatie brede training. Je zorgt dat genodigden op de hoogte zijn van de details, boekt vergaderzalen en regelt de catering. Ook tijdens bijeenkomsten ben je aanwezig, bijvoorbeeld door de verslaglegging (acties, besluiten) op je te nemen.
Daarnaast beheer je als bestelgemachtigde de bestellingen voor de directie Mensen, Middelen & Communicatie.
Waar je nog meer mee aan de slag gaat? Je beheert documenten en zorgt ervoor dat informatie juist en tijdig in archiefsystemen wordt opgeslagen. Ook draag je bij aan het beheer van de SharePoint pagina van de afdeling en directie.

Een bijzondere baan, omdat...

je samen met je collega’s bijdraagt aan het betaalbaar maken van vitale voorzieningen voor iedereen.
we bij de directie Mensen, Middelen en Communicatie oog hebben voor jou en je collega’s: we vinden ontwikkeling, veiligheid, werkdruk en een goede balans tussen werk en privé erg belangrijk.
geen werkdag hetzelfde is! Het ene moment bereid je een vergadering of een training voor, het andere moment verwerk je bestellingen in SAP.
je de vrijheid krijgt om je werk zelfstandig in goede banen te leiden.

Wanneer past deze baan bij je?

Je hebt mbo werk- en –denkniveau.
Je hebt ruime relevante werkervaring
Je spreekt en schrijft goed Nederlands.
Je weet je weg te vinden in digitale systemen en maakt hier optimaal gebruik van.
Je hebt oog voor functionele verhoudingen, belangen en gevoeligheden, en weet snel te schakelen tussen diverse onderwerpen.

Jouw competenties

Flexibiliteit
Klantgerichtheid
Organisatiesensitiviteit
Plannen en organiseren
Voortgangscontrole

De Directie Mensen, Middelen en Communicatie houdt zich bezig met het doorvertalen van het rijksbrede en departementale beleid en maakt het toepasbaar voor Dienst Toeslagen zodat management en medewerkers hun werkzaamheden zo optimaal mogelijk kunnen doen. De focus hierbij ligt op een effectieve en efficiënte inzet van de beschikbare mensen en middelen om de doelstellingen van Dienst Toeslagen te kunnen realiseren. Hierbij letten we onder andere op ontwikkeling, veiligheid, werkdruk en een goede balans tussen werk en privé.

Dienst Toeslagen is een zelfstandige, publieke dienstverlener, onderdeel van het ministerie van Financiën. We maken vitale voorzieningen als de huur, de zorgverzekering en de zorg voor kinderen voor iedereen betaalbaar. Maar als je er goed over nadenkt, gaat ons werk over veel meer dan alleen het uitkeren van een maandelijks voorschot aan mensen die daar recht op hebben. Wij zorgen ervoor dat mensen mee kunnen doen in de maatschappij. Zonder dat ze zich zorgen hoeven te maken of ze deze maand de huur, de kinderopvang of de zorgverzekering of de zorg voor hun kinderen nog kunnen betalen. Mensen helpen die ons hard nodig hebben, dat is waar we het voor doen. Door onze kennis in te zetten en -vooral- ons te blijven verplaatsen in de mensen om wie het gaat. Door hun problemen, twijfels en uitdagingen zo goed mogelijk te doorgronden.

Binnen Dienst Toeslagen heeft de Uitvoeringsorganisatie Herstel Toeslagen een specifieke, tijdelijke opdracht: gedupeerde ouders erkenning bieden en ruimhartig herstellen voor het onrecht
dat hen is aangedaan rondom kinderopvangtoeslag.

Met elkaar en met de buitenwereld bouwen we aan Dienst Toeslagen. De motivatie om te leren van gemaakte fouten is in de hele organisatie voelbaar. Iedere dag opnieuw proberen we Dienst Toeslagen nog beter te laten aansluiten bij wat de samenleving vraagt. Zodat iedereen in Nederland, wie je ook bent en wat je persoonlijke situatie ook is, kan meedoen.

Wij maken meedoen mogelijk.
Kom jij ons daarbij helpen?

We ontvangen je brief en cv graag in een Word- of PDF-bestand. Neem in de bestandsnaam jouw voor- en achternaam op. Als je een beroep doet op een voorrangspositie, stuur dan ook een kopie van die kennisgeving mee.

Onze selectieprocedure voor deze functie ziet er als volgt uit:

Allereerst wordt beoordeeld of een voorrangskandidaat binnen de Rijksoverheid in aanmerking komt voor deze functie.
Daarna wordt beoordeeld of jouw cv en motivatiebrief voldoen aan de gestelde functie-eisen.
Begin februarii 2025 vinden de selectiegesprekken plaats. De beoogde instroomdatum is 1 april 2025.

Onderaan deze vacature vind je meer uitleg over de stappen die je doorloopt in de sollicitatieprocedure.

De voorkeur gaat uit naar kandidaten die het meest aansluiten bij het opgestelde profiel. Dit heeft betrekking op zowel de genoemde kennis en werkervaring als op het opleidingsniveau. Vermeld deze daarom duidelijk in je cv.

Dienst Toeslagen zet zich in voor de banenafspraak: zoveel mogelijk banen realiseren voor mensen met een arbeidsbeperking. Val jij in deze doelgroep? Wij zullen je ondersteunen zodat je optimaal kunt functioneren, en daarmee jouw bijdrage aan Nederland kunt leveren. Of het nu gaat om aanpassingen op je werkplek, bepaalde voorzieningen in het vervoer of bijvoorbeeld vergoedingen van het UWV: samen met jou, je leidinggevende én een jobcoach gaan wij kijken naar jouw kwaliteiten en mogelijkheden om een passend werkpakket uit te voeren. Wil jij weten of je hierbij hoort en wat dit exact betekent voor jou? Lees hier meer.

Een (online) voorselectietest en/of een assessment kan deel uit maken van de sollicitatieprocedure, evenals het maken van een casus, het opvragen van referenties en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, (zoekmachines) en sociale netwerken.

Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten. Na sluitingsdatum is het niet meer mogelijk om je sollicitatie in behandeling te nemen. Houd er rekening mee dat het solliciteren technische problemen met zich mee kan brengen. Wacht hiermee dus niet tot het laatste moment.

Wanneer je solliciteert op een functie maak je eenmalig een account aan. Met je account kan je de status van je sollicitatie inzien.

“Het verschil maken voor de manager en het team. Zorgen dat de randzaken in goede banen geleid worden en alles soepel georganiseerd is. Zodat het team zich maximaal kan focussen op het werk. Ik haal voldoening uit het bereiken van onze gezamenlijke successen, daarbij ben ik actief op de achtergrond. Van collega’s krijg ik complimenten over mijn werk en dat zorgt er mede voor dat ik veel voldoening haal uit mijn bijdrage aan Dienst Toeslagen!”

Dit krijg je van ons

Jij gaat ervoor, elke werkdag weer, voor je plezier én voor de volgende arbeidsvoorwaarden:

Een passend salaris
208 verlofuren
Opleidingsmogelijkheden
Persoonlijk keuzebudget

Het sollicitatieproces

Het sollicitatietraject bij Dienst Toeslagen loopt via onderstaande stappen. Hiermee willen we zo veel mogelijk te weten komen over jou, en je kennis laten maken met ons.

Sollicitatie + selectie

Solliciteren is mogelijk tot aan de deadline die in de vacaturetekst genoemd wordt. We beoordelen je cv en motivatiebrief op de genoemde functie-eisen.

Voorselectietest

Voor sommige functies is een online voorselectietest onderdeel van de procedure. In dat geval ontvang je per e-mail meer informatie over de procedure en de uiterlijke inlevertermijn. Het maken van de test duurt ongeveer 120 minuten. De test kan in de meeste gevallen thuis worden gemaakt.

Sollicitatiegesprek

We nodigen je per telefoon of e-mail uit voor een sollicitatiegesprek, waarin een selectiecommissie je beoordeelt op de competenties van de functie aan de hand van een competentiegericht gesprek.

Assessment

Een assessment kan deel uitmaken van de procedure. In dat geval word je hier telefonisch of per e-mail voor uitgenodigd.

Arbeidsvoorwaarden

We nodigen je uit voor een arbeidsvoorwaardengesprek. Na een positieve afronding, treffen we samen de verdere voorbereidingen op jouw eerste werkdag! Wil je alvast meer weten over onze arbeidsvoorwaarden? Op het portaal voor rijksambtenaren, P-direkt, vind je informatie over onderwerpen zoals financiën, vrije dagen, loopbaanontwikkeling, rechten en regels en nog veel meer.